7 Tipps für das Führen von Home-Office-Mitarbeitern

In der aktuellen Corona Situation sind viele Unternehmer plötzlich und unfreiwillig damit konfrontiert ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen zu müssen. Gerade kleine Unternehmen sind auf diese Situation aufgrund fehlender Software- und Organisations-Strukturen noch nicht vorbereitet.

Das Gefühl, dass dabei etwas schiefgehen kann, dass es zu Missverständnissen und Produktivitätsverlusten kommen kann, ist ganz normal.

Die Schaffung eines Raums, in dem sich Home-Office- Mitarbeiter sicher und unterstützt fühlen, ist für das Wachstum der Firma von entscheidender Bedeutung.

Seit vielen Jahren arbeiten wir erfolgreich mit flexiblen Teams und Freelancern zusammen.

Während unserer Europareise, mit zwei Babys im Wohnwagen, haben wir Unternehmer-Kongresse, Seminarreisen, Vorträge, Online-Produkte und Unternehmercoachings realisiert. Die gesamte Buchhaltung, Kommunikation, Coachings und die Planung liefen online.

 

Hier unsere 7 Tipps für das Führen von Home-Office-Mitarbeitern, mit denen Du sofort starten kannst:

 

1. Sorge für eine funktionierende Technik

Die Technik ist das Wichtigste in der Zusammenarbeit mit virtuellen Teams.
Wenn Mitarbeiter kein gutes WLAN zu Hause haben gibt es die Möglichkeit mit einem unlimitierten Datentarif und einem mobilen WLAN Router zu arbeiten.

Die besten Erfahrungen auf unseren Reisen haben wir mit dem ungedrosseltem Datentarif der Telekom gemacht in Kombination mit einem mobilen Router:

Für die Kommunikation hat sich gezeigt, dass Videotelefonie viel effektiver ist als Telefonkonferenzen.
Man sieht sich, man hat ein Bild von dem anderen. Sieht Mimik und Gestik. Dazu kann der Bildschirm geteilt werden, es können gemeinsam Dokumente, Webseiten etc. betrachtet werden.

Am stabilsten und unkompliziertesten ist nach unserer Erfahrung die Plattform Zoom

Man kann 1:1 Gespräche genauso gut führen wie Meetings mit einem großen Team.

 

2.Behalte reguläre Arbeitszeiten bei

Im Home-Office ist es manchmal schwierig, Heim- und Arbeitszeit voneinander zu trennen. Insbesondere wenn noch Kinder beaufsichtigt werden müssen.

Da wird mal schnell die Spülmaschine eingeräumt, die Post angenommen oder die Wäsche in die Maschine gesteckt.

Bitte Deine Mitarbeiter so weit wie es möglich ist zu den regulären Bürozeiten zu arbeiten. Dann läuft auch die Kommunikation im Team schneller und besser, weil alle „online sind“.

Wenn Zeiten verschoben werden müssen, ist es empfehlenswert, die Arbeitszeiten in einer Excel-Arbeitszeittabelle festzuhalten, um gemeinsam den Überblick zu haben.

Es ist nicht automatisch so, dass Mitarbeiter zu Hause weniger arbeiten. Oft arbeiten sie auch mehr aus einem Pflichtgefühl heraus.

Das notieren der Zeiten ist fair für alle Beteiligten.

 

3.Schaffe Übersicht über Verantwortlichkeiten

Erstellt einen Arbeitsplan, in dem genau angegeben ist, was von wem wann erwartet wird. Ein Plan hilft allen sich auf die Ziele zu konzentrieren und zu sehen wo jeder steht.

Das Tool, welches wir dazu verwenden ist Trello.

Alle Aufgaben können erstellt, verschoben und abgehakt werden. Mit der Software kann überprüft werden wo sich das Projekt befindet, ob die festgelegten Fristen eingehalten werden können und wo jemand Unterstützung benötigt.

 

4.Achte auf das soziale Miteinander

Plant neben den strukturierten Teammeetings auch mal einen online Kaffeeklatsch miteinander.

Die soziale Interaktion, die im Büro ganz automatisch stattfindet, braucht einen Raum.

Sie stärkt die Bindung im Team und sichert auch die Freude an der Arbeit.

Das kann in einem Videomeeting sein oder auch in einem lockeren WhatsApp Austausch. Habt Teil am Leben miteinander.

Starte oder Beende zum Beispiel ein Meeting mit der Frage “Wie fühlst Du Dich gerade?”, um dem sozialen Austausch Raum zu geben.

 

5.Organisiere Meeting-Strukturen

Meetings sind in virtuellen Teams noch wichtiger als in einem Büro vor Ort.

Senk die Hemmschwelle miteinander in Kontakt zu treten und sich bei Schwierigkeiten zu unterstützen.

  • Beginne den Tag mit einem Standup-Meeting mit dem gesamten Team, bei dem jede/r die wichtigste Aufgabe nennt, an der sie/er gerade arbeitet. Die Transparenz gibt ein Gefühl füreinander und hält alle involviert.
  • Haltet regelmäßige thematische Meetings, wo alle involviert sind, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind.
  • Halte in regelmäßigen Abständen 1:1 Meetings, um den Kontakt zu halten und Deine Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. 

 

6.Schaffe gegenseitiges Vertrauen

Die gemeinsame Arbeit über Entfernung bedeutet auch ein gewisses Vertrauen in die Mitarbeiter zu haben.

Arbeite eher ziel- und ergebnisorientiert als zeitorientiert.

Kommuniziere mit Deinen Mitarbeitern, dass Du ihnen vertraust und alle besonnen und verantwortungsbewusst mit der Situation umgehen.

Schaffe ein Gefühl von „Es ist für uns alle neu – aber wir schaffen das gemeinsam“.

 

7.Achte auf unkomplizierte Dokumentation

Die Mitarbeiter sollten jederzeit unkompliziert Informationen und Dokumente austauschen können und ablegen.

Die besten Erfahrungen haben wir mit Office 365 gemacht.

Es können viele weitere Tools damit integriert werden und alles kann übersichtlich in Ordnern für alle griffbereit abgelegt werden.

 

Die bewährten Tools:

WLAN-Router: https://amzn.to/2W8td0f

Zoom: www.zoom.us

Trello: www.trello.com

Office 365: www.office.com

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